Googleスプレッドシートってなに？Excelとどう違う？

はじめに

皆さんは、パソコンの「表計算ソフト」といえば何を思い浮かべるでしょうか？

大多数の方はExcelが頭に浮かんだんじゃないかなと思います。

しかしExcelはMicrosoft社のOfficeソフトと言われる有料ソフトウェアで、使用するには予めライセンスを購入しておくか、サブスクリプションに登録しないといけません。

ところで、無料の表計算ソフトがあることをご存知でしょうか？

「Googleスプレッドシート」という名称で、誰でも使うことができます。聞いたことがある方も多いのではないでしょうか。

ということで、今回はGoogleスプレッドシートについて、某オンラインゲームで9年間光の戦士冒険者をしているMMORPG好きな筆者が解説していきたいと思います。

Googleスプレッドシートって何？

Googleスプレッドシートとは、Google社が提供する表計算ソフトのことです。

Excelのようにソフトウェアをパソコンにインストールして使う、いわゆるオフライン作業ではなく、インターネットに接続しインターネット上で使うのが特徴です。

利用にあたり必要なものはGoogleアカウントのみで、料金はかかりません。無料でだれでも使うことができます。

使い方については多少違いはあれど、Excelを使ったことがある方であれば問題ない使用感で、Excelファイルをスプレッドシートで開いたり編集することもできる互換性を備えています。

また、Google社が他に提供している他のWEBアプリケーションとの連携も可能。

慣れてくればとても便利なソフトウェアとして知られています。

Excelとの違い

Excelとの違いについては、筆者は下記5点だと認識しています。

1. URLを共有すれば簡単に公開できる
2. 複数人で同時に編集が可能
3. 関数などの細かい作業が少し違う
4. 処理速度はネット回線にもよるが少し遅い
5. 編集した内容は自動で保存される

ひとつずつ詳しく見ていきましょう。

URLを共有すれば簡単に公開できる

Googleスプレッドシートは、前述の通りインターネット上で利用するアプリケーションです。

そのためファイルを貼付するという動作が一切必要なく、URLを共有するだけで他の人に中身を公開することができます。

Excelファイルを貼付できないアプリケーションでも、URLを貼って相手に送るだけでいいのはとても便利ですね。

複数人で同時に編集が可能

URLを貼って相手に送る際に、URLの公開範囲を設定することができます。

• 特定のユーザーだけ閲覧可能
• 特定のユーザーだけ閲覧と編集が可能
• リンクを知ってる人全員が閲覧可能
• リンクを知ってる人全員が閲覧と編集が可能

このように「誰が」「どこまで」という設定が可能ですので、作成したシートの内容に応じて好きに変えることができます。

例えば、「家計簿」をスプレッドシートでつけている場合。

どのようにお金が流れ、どれくらいの貯蓄があるのかを家族に見せたいと考えているとします。でも自分以外の誰かまで編集ができてしまうと困ってしまいますよね。

その場合は「特定のユーザーだけ閲覧可能」と設定しておけば、うっかりURLを他人に送ってしまったとしても閲覧できませんし、だれかに書き換えられてしまうこともありません。

安心・安全にお金の流れを管理することができます。

関数などの細かい作業が少し違う

一部の関数の式がExcelと若干違っていたり、最新版のExcelに実装されている関数がスプレッドシートにはなかったりします。

どんな関数が使えるか？については、後日記事をつくりますので今回は割愛します。

なお、スプレッドシートはオンラインサービスですので、たまに機能拡張アップデートが入って新しい関数が使えるようになったりします。

拡張版をわざわざ購入しなくても、無料でいつの間にか機能が増えてるわけです。そういった点も魅力的ですね。

処理速度はネット回線にもよるが少し遅い

スプレッドシートはGoogle社のサーバーで稼働しています。

自宅のパソコン　↔　インターネット　↔　Googleサーバー

このように、インターネットを経由してサーバーへアクセスし、サーバー上で修正されたデータがまたインターネットを経由して返ってきます。

Googleサーバーは世界中の人々がアクセスするため、かなり余裕をもった性能を備えており、そうそう無いとは思いますが…仮にめちゃくちゃ混雑すると処理に時間がかかることがあります。

また、行きも帰りも経由するインターネット。契約している内容によっては速度が遅く感じるかもしれません。

車で例えると分かりやすいでしょうか、100キロで走るのか30キロまでしか出ないのかで、サーバーとのやりとりにかかる時間が異なるのです。

Excelの場合は処理速度がパソコンスペックだけに左右されますから、そちらに慣れていると違和感を感じることがあると思います。

編集した内容は自動で保存される

パソコンで編集した内容がインターネットを通じてGoogle社のサーバーに送られた時点で、サーバー上で自動的に保存処理がされます。

つまり、いちいちユーザーが保存をしなくとも勝手に保存されています。

ということは、「作業中にパソコンが落ちた！保存してなかったから全部おじゃん…」なんてことにはなりません。

もう一度開けば、さっきまで作業していた内容がそのまま残っています。

さらに変更履歴まで保存されているので、そこからデータを復元することも可能。安心して使えるのが嬉しいですね。

おわりに

GoogleスプレッドシートはExcelと比べメリットもデメリットもありますが、Excelと大差ない機能を備えた表計算ソフトを無料で使える、という点が多くの人から愛されている理由です。

筆者もプライベートのパソコンにはOfficeが入っておらず、表計算はスプレッドシートを利用しています。

シーンや用途にあわせて使い分けられると、よりよいデジタルライフを送っていけると思いますので、みなさんもぜひ触ってみてくださいね。